Servicio al cliente

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

FORUS COLOMBIA S.A.S.

 

A continuación, se presenta la Política de Privacidad y Protección de Datos personales (en adelante la Política de Privacidad) aplicable a las personas naturales que registren sus datos personales (en adelante el “Titular” o “Usted”) en las bases de datos de FORUS COLOMBIA S.A.S. (en adelante “Nosotros” o “FORUS”). Esta Política de Privacidad define los usos y el tratamiento que se le da a la Información Personal (como se define más adelante) que los Titulares nos suministren.

 

Responsable y Encargado del Tratamiento:

 

El Responsable del tratamiento de los datos de los Titulares será “FORUS COLOMBIA S.A.S.”, identificada con NIT. 900.136.788-4, Sociedad Comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en Bogotá D.C., así como sus entidades aliadas y vinculadas o a quien éste le transfiera los datos, quienes podrán almacenar los datos, generar bases de datos, utilizarlos, explotarlos, comercializarlos, transmitirlos y transferirlos de la forma como se encuentre establecida en la presente Política de Privacidad.

 

Los Encargados del tratamiento serán todos aquellos terceros a quienes FORUS les transmita los datos de los Titulares.  Los Encargados se sujetarán a la presente Política de Privacidad y realizarán el Tratamiento de la forma en que FORUS estrictamente les ordene, contando con el consentimiento de los Titulares. Asimismo, FORUS, en ocasiones, fungirá como Encargado del Tratamiento de Datos cuyos responsables son los clientes de FORUS; en estos casos, el Tratamiento que se realice sobre tales datos, estará supeditado a las instrucciones y la Política de Privacidad y Tratamiento de datos del cliente, así como a los principios que rigen el derecho de Hábeas Data en Colombia; en cualquier caso, velará, en la mayor medida posible, por la conservación y seguridad de la información, usando para ello, los medios técnicos y tecnológicos razonables e idóneos.

 

Alcance de la Política de Privacidad:

 

La presente Política de Privacidad se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Nosotros, en los eventos en los cuales se nos considere como Responsables y/o Encargados del Tratamiento de Datos personales de personas naturales, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1266 de 2008, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen. Esta política permite informar a los diferentes usuarios y Titulares de datos personales las directrices que el Responsable adoptó en cuanto al tratamiento de sus datos personales, teniendo como prioridad el cumplimiento de la normativa vigente desde la privacidad, confidencialidad y seguridad al realizar el Tratamiento de los Datos personales recolectados. 

 

Introducción:

 

El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos el poder de decisión y control sobre su Información Personal.

 

En esta Política de Privacidad, FORUS define los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos personales de los Titulares, la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

El marco legal definido será el siguiente, sin perjuicio de las leyes, decretos y en general normas que las aclaren, sustituyan o modifiquen:

 

• Constitución Política, artículo 15; 
• Ley 1266 de 2008 y Ley 1581 de 2012; 
• Decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010; Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2015;
• Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio 1074 del 2015, capítulos 25 y 26;
• Circular externa 01 del 8 de noviembre de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Decreto 090 de 2018;
• Circular externa del 08 de agosto de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio; y
• Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011

 

Definiciones:

 

Para efectos de la presente Política de Privacidad, los siguientes términos se entenderán en la forma en que se definen en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las diferentes Guías expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio respecto a la Protección de Datos personales, según se transcribe a continuación: 

 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los Datos personales.
• Área a cargo de la Protección de Datos personales: FORUS asignará una persona o área que velará por el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. 
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretender dar a los datos personales. 
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Base de Datos Digital: La que está en medios electrónicos o digitales. 
• Base de Datos Física: La que está creada en medios físicos, como ejemplo, Archivo histórico de expedientes laborales y colaboradores. 
• Biometría: Método de reconocimiento de personas basado en sus características fisiológicas (huellas dactilares, retinas, iris, cara, etc.) o de comportamiento (firma, forma de caminar, etc.). Para la identificación del individuo es necesario que los rasgos o características analizadas sean de carácter universal, ser lo suficientemente distintas a las de otras personas, permanecer de forma constante e invariante en el individuo y además poder ser medida.
• Canal de atención: Canal de comunicación dispuesto por Nosotros para recibir consultas y reclamos respecto del tratamiento de los datos personales. 
• Confidencialidad: Propiedad de la información, por la cual se garantiza que ésta sea accesible únicamente a personal autorizado para acceder a dicha información.  
• Cookies: Fichero que almacena información enviada por un sitio web y que se almacena en el equipo del usuario, de manera que es posible consultar la actividad previa del Titular. Por medio de las cookies, se recauda información sobre las preferencias y acciones de los Titulares. De igual manera estos datos se utilizan para personalizar la experiencia del Titular.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “datos personales” o “información personal”).
• Datos Públicos: Aquellos datos que no son semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. 
• Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación. 
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 
• Finalidad del Tratamiento: Razón por la cual se usarán los Datos personales recolectados. Debe ser legítima y los datos recaudados deben ser coherentes con la finalidad. 
• Hábeas Data: Principio constitucional que otorga el derecho a los ciudadanos a su intimidad personal, familiar y su buen nombre. 
• Oficial de Protección de Datos personales: Persona dentro de una organización que cuenta con experiencia y experticia para liderar el cumplimiento de la normativa en protección de datos personales por parte de la organización. 
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Registro Nacional de Base de Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en Colombia. En este registro no se almacenan las bases de datos, sino que se informan las características de las bases de datos que manejan los Responsables del Tratamiento. Este directorio es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia. 
• Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Entidad pública que ostenta la calidad de máxima autoridad en protección de datos personales en Colombia, la cual vigila y controla el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transmisión de Datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transferencia de Datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Principios Rectores para el Tratamiento de Datos personales:

 

FORUS está comprometido con el adecuado tratamiento de los datos personales, por lo cual, en todas las actividades que involucren el manejo de datos personales, se deberá garantizar la aplicación de los siguientes principios, los cuales se encuentran alineados con lo establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen y/o complementen, que corresponden a:

 

• Legalidad: En todo el proceso de tratamiento de los datos personales, desde el momento de su captura, almacenamiento y eliminación, se debe cumplir con las disposiciones normativas, empleando los datos para fines que estén bajo la ley y las disposiciones reglamentarias que la desarrollen.
• Finalidad: Todos los datos personales que sean capturados en el desarrollo del ejercicio de las operaciones comerciales de FORUS, deben atender a finalidades específicas de acuerdo con el Tratamiento que se le dará al dato. Las finalidades del Tratamiento deben ser informadas a los Titulares con el propósito que éstos conozcan las actividades que desarrollará FORUS con los datos personales que está entregando.
• Libertad: La recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales solo puede realizarse con la autorización previa y expresa del titular, quien debe ser informado sobre el tratamiento que se les dará a sus datos personales. La divulgación o socialización de los datos personales sin la previa autorización, o sin una disposición legal que lo habilite, está prohibido.
• Veracidad o calidad: FORUS debe promover que los datos personales sujetos a Tratamiento deben ser veraces, exactos, completos y actualizados, pues de lo contrario pueden llevar a inducir a errores en la ejecución del Tratamiento para el cual fueron capturados.
• Transparencia: Cualquier titular de información podrá tener acceso, en cualquier momento a la información sobre sus datos personales tratados por FORUS.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales solo podrá ser realizado por aquellos que el titular haya efectivamente autorizado, o por las personas habilitadas por las disposiciones legales vigentes incluyendo Encargados o Terceros que hayan celebrado contratos de transmisión o transferencia de datos con FORUS.
• Seguridad: Toda la información asociada a los datos personales objeto de tratamiento por parte de FORUS, deberán protegerse bajo estándares de seguridad adecuados, implementando medidas operativas, técnicas y humanas que eviten su pérdida, adulteración o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: FORUS deberá garantizar la reserva de la información y datos personales que no estén bajo la categoría de datos públicos, por lo cual, todas las personas que tengan acceso al tratamiento de los datos personales deberán promover prácticas de manejo de datos que eviten su exposición o suministro a terceros no autorizados.

 

Autorización del Titular y sus efectos: 

 

Toda captura, recolección, uso y almacenamiento de datos personales que realice FORUS en el desarrollo de sus actividades, y de aquellas finalidades dispuestas en la política de protección de datos personales y el Manual Integral de Gestión de Datos, requiere de los titulares un consentimiento libre, previo, expreso, inequívoco e informado.

 

Al efecto, FORUS ha puesto a disposición de los titulares la autorización para el Tratamiento de sus datos personales en los diversos escenarios en los cuales realiza la captura del dato, tanto de manera física como digital, a través de coberturas en modelos de autorizaciones o avisos de privacidad en donde se informe al Titular sobre la captura de sus datos personales, el Tratamiento al  cual serán sometidos incluyendo las finalidades, sus derechos, los canales de ejercicio de sus derechos y la información relacionada con la política de protección de datos personales.

 

En todos los casos la obtención de la autorización se realizará bajo las diferentes modalidades que establece la ley, teniendo en cuenta la naturaleza de cada uno de los canales de captura de la información, y el modo en que la misma es obtenida, es decir, si es a través de un canal escrito, uno verbal o mediante una conducta inequívoca.

 

Es importante tener en consideración que en todos los casos FORUS debe conservar y custodiar las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos personales, dado que ésta hace parte de las pruebas exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

 

FORUS dará aplicación a la normativa vigente respecto a datos sensibles, entendiendo que se realiza un proceso de reconocimiento Biométrico respecto de las imagines capturadas mediante un Sistema de Videovigilancia, teniendo en cuenta que, de la captura realizada, se extraen medidas y rasgos particulares del rostro que, al ser comparados con un banco de datos de propiedad de FORUS, se podría identificar al Titular de esos datos[1]. 

 

Así las cosas, FORUS manifiesta que el tratamiento de datos sensibles estará rodeado de especial cuidado y diligencia en su recolección, uso, seguridad o cualquier otra actividad que se realice con los mismos[2]. 

 

Para todos los efectos, se entiende que la autorización expresa e informada que Usted otorga a favor de Nosotros para el Tratamiento de sus datos personales, cualquiera que haya sido su medio (escrito, oral, electrónico o por medio de conductas inequívocas), implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política de Privacidad.

 

Es fundamental manifestar que, en el evento de una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, reorganización o liquidación de FORUS, esta última podrá transferir la Información Personal a las partes involucradas, para lo cual se entiende autorizada en virtud de la presente Política de Privacidad. 

 

Tratamiento de los Datos personales por parte de FORUS:

 

FORUS, en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como Responsable del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse a clientes, consumidores, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores y accionistas a través de diferentes medios tales como medios físicos o virtuales (en adelante la “Información Personal”). 

 

Uso de la Política de Privacidad y Protección de su Información – Ámbito de aplicación y usos de la información según la calidad que se ostente:

 

 

Al momento en que los Titulares realicen compras, ya sea de forma presencial o virtual, FORUS recolecta su Información Personal. Al registrar sus datos en nuestro sistema, Usted acepta que conoce y se sujeta a la presente Política de Privacidad autorizando expresamente el uso de su Información Personal para los fines aquí indicados y de la manera aquí indicada. Usted, por lo tanto, reconoce expresamente que, si no está de acuerdo con la presente Política de Privacidad y quiere reservar o limitar alguno de los usos de la información, no podrá registrarse en nuestras Bases de Datos ni suministrarnos información a través de nuestros formatos, sistemas y/o páginas web. 

 

A continuación, se determinan aquellos usos que Nosotros le daremos a su Información Personal, los cuales Usted expresamente autoriza al inscribirse en nuestras Bases de Datos y suministrarnos su Información Personal.

 

1. Ponernos en contacto con Usted en el evento en el que se genere algún tipo de problema o inconveniente con su solicitud.
2. Mantener controles estadísticos y administrativos. 
3. Almacenar y clasificar la información suministrada por los Titulares para su fácil identificación.
4. Analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los Titulares.
5. Envío de información de interés como ofertas productos o invitaciones a eventos programados por FORUS. 
6. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas.
7. Emisión de certificaciones relativas a la relación entre el Titular del dato y FORUS.
8. Pagos de honorarios y control de los impuestos relacionados con la relación contractual existente.
9. Dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual con los Titulares, si llegare a existir.
10. Disponer de la información personal suministrada al momento de suscribir el contrato con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del mismo. 
11. Llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos por los productos y servicios que hayan sido prestados por FORUS y para el envío de las facturas ya sea de forma electrónica, física o por cualquier medio pactado.
12. Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando el correcto registro y la utilización de las páginas web de FORUS, así como de las aplicaciones desarrolladas por FORUS y las empresas vinculadas, tanto a nivel nacional como internacional.
13. Análisis y utilización de la Información Personal por parte de FORUS, sus aliados, accionistas, vinculadas y/o terceros subcontratados para tales efectos, con ocasión de y para el desarrollo y ejecución de sus campañas o producto de sus servicios.
14. Contactar al Titular para ofrecerle nuevos productos y mostrar publicidad o promociones de interés ofrecidos por Nosotros, y en general para desarrollar el objeto social de FORUS. 
15. Enviar a los Titulares correos electrónicos como parte de una noticia o Newsletter o actualizaciones relacionadas con nuestra actividad económica y servicios. En cada e-mail enviado existe la posibilidad de solicitar que no esté inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos, conforme a lo establecido en esta Política de Privacidad. 
16. Efectuar comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo por cualquier medio bien sea virtual o físico.  Si el titular lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria.
17. Demás comunicaciones y actividades relacionadas con el objeto social de FORUS.
18. Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales.
19. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de FORUS. Para el cumplimiento de esta finalidad, FORUS podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
20. Cumplir obligaciones legales.
21. Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la información suministrada; o con el fin de actualizar datos de contacto.
22. Utilización de la Información Personal por parte de Nosotros y/o terceros subcontratados para tales efectos, con ocasión y para el desarrollo de nuestro objeto social.

 

 

FORUS da tratamiento a la Información Personal de candidatos, terceros vinculados para prestación de servicios, trabajadores y sus grupos familiares y trabajadores retirados:

 

 

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Candidato, como Titular de la información, autoriza que FORUS y los terceros que FORUS designe, realicen el Tratamiento de sus Datos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:

 

1. El envío de correos electrónicos, información relacionada con procesos de selección, administración de las vacantes disponibles en FORUS, procesos de contratación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa o indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones relativas con la administración de Recursos Humanos.
2. Procesos de verificación de identidad del Candidato y consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.
3. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, mientras la información se conserve en la Base de Datos.
4. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de FORUS. Para el cumplimiento de esta finalidad, FORUS podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
5. Desarrollar e implementar estrategias de seguridad y controles de acceso o de desarrollo de eventos, que puede incluir la toma de datos Biométricos, previa solicitud de Autorización.
6. Implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.

 

 

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que FORUS o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de la Información Personal, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:

 

1. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de Recursos Humanos, así como cualquier tipo de información relacionada directa e indirectamente con la ejecución de sus funciones en favor de FORUS.
2. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
3. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales en calidad de contratante.
4. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de FORUS. Para el cumplimiento de esta finalidad, FORUS podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
5. Desarrollar e implementar estrategias de seguridad y controles de acceso o de desarrollo de eventos, que puede incluir la toma de datos Biométricos, previa solicitud de Autorización.
6. Implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.

 

 

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Trabajador, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que FORUS o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de la Información Personal, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:

 

1. Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de Recursos Humanos, tales como: desprendibles de nómina, beneficios derivados del contrato de trabajo, solicitud de información relevante para FORUS, certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y formación, convenios corporativos, beneficios especiales para trabajadores y sus familias, confirmación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia del contrato de trabajo.
2. Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.
3. Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
4. Autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de FORUS. Para el cumplimiento de esta finalidad, FORUS podrá, además, recopilar datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso, lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
5. Desarrollar e implementar estrategias de seguridad y controles de acceso o de desarrollo de eventos, que puede incluir la toma de datos Biométricos, previa solicitud de Autorización.
6. Implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.
7. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales en calidad de empleador.

 

Para el cumplimiento de las obligaciones de FORUS en su condición de empleador, se hace necesario recolectar de los Trabajadores la Información Personal de su grupo familiar.  Estos datos serán tratados con las máximas medidas de seguridad conocidas y procurando que el uso de dicha información corresponda únicamente al cumplimiento de las obligaciones que correspondan a FORUS en calidad de empleador. Los datos del grupo familiar de los Trabajadores serán almacenados por el mismo término que se conserven los datos de los Trabajadores, incluso cuando éstos pasen a hacer parte de la base de datos de trabajadores retirados, lo anterior, entendiendo que la mayoría de datos del grupo familiar se recopilan para dar cumplimiento a finalidades relacionadas con la seguridad social.

 

 

En virtud de lo anterior, los datos de los Trabajadores Retirados serán tratados únicamente para las finalidades indicadas en el Decreto 1072 de 2015 o cualquier norma que la modifique o adicione, y por el término allí establecido.

 

 

Para el cumplimiento de sus actividades y proyectos, FORUS se sirve de proveedores de productos y servicios.  Los proveedores podrán ser personas naturales o personas jurídicas.

 

 

Asimismo, para la ejecución de los contratos descritos en esta sección que sean celebrados con personas jurídicas, FORUS recibirá Información Personal sobre, entre otros, empleados, contratistas, subcontratistas y/o administradores de la persona jurídica.  Esta transferencia de datos personales es necesaria para la ejecución del contrato; igualmente, en estos casos, FORUS procurará, en la medida de lo posible, que el proveedor entregue únicamente los datos corporativos de las personas.  FORUS incorporará tal información en una Base de Datos y la tratará de conformidad con lo establecido en esta Política de Privacidad en cuanto a medidas de protección y tratamientos autorizados para las finalidades descritas para este tipo de información. Los datos serán conservados por FORUS mientras perdure su relación comercial con el proveedor y, posteriormente, mientras perdure el objeto social de FORUS.

 

En los casos dónde el proveedor necesite acceso a las instalaciones de FORUS se podrá solicitar la toma de datos Biométricos, previa solicitud de Autorización, con la finalidad de implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.

 

 

En caso tal que los Titulares descritos en el presente capítulo deban ingresar a las instalaciones de FORUS para ejecutar el objeto para el cual fueron contratados, FORUS recopilará datos sensibles relacionados con el estado de salud de los titulares que soliciten el ingreso con la finalidad de autorizar y monitorear el ingreso y permanencia de particulares en las instalaciones de FORUS; lo anterior, para dar cumplimiento con las medidas de bioseguridad establecidas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Asimismo, en los casos dónde los Titulares necesite acceso a las instalaciones de FORUS se podrá solicitar la toma de datos Biométricos, previa solicitud de Autorización, con la finalidad de implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.

 

 

 

En virtud de lo dispuesto a lo largo del Código de Comercio colombiano, así como de las normas de contabilidad colombianas, los accionistas de FORUS tienen la obligación legal de registrar sus datos personales en el domicilio de la sociedad. En esta medida, FORUS incorporará en sus Bases de Datos, la Información Personal y datos de contacto de Accionistas con el fin de garantizar sus derechos dentro de la sociedad. Estos datos son recolectados y almacenados en virtud de la normativa en materia societaria; por lo tanto, la autorización del Tratamiento por parte de los Titulares se entiende concedida de manera inequívoca desde el momento del inicio de su participación en la sociedad. Los datos personales almacenados son aquéllos determinados en la ley colombiana; estos datos pueden ser actualizados a petición de los Titulares.

 

La información de los Accionistas será tratada de conformidad con lo dispuesto en la presente Política de Privacidad y, principalmente, para las siguientes finalidades:

 

1. Llevar a cabo cualquier anotación u operación relacionada con la calidad de accionista.
2. Convocar a asambleas ordinarias y extraordinarias, así como cualquier reunión a la que haya lugar para el desarrollo del objeto social de FORUS.
3. Atender labores de servicio y atención al accionista.
4. Dar cumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraídas con nuestros accionistas.
5. Informar a los accionistas sobre cualquier situación relevante acerca de los productos o servicios ofrecidos por FORUS.
6. Prevenir, detectar y controlar cualquier actividad o información que se pueda interpretar como fraude, trato inequitativo o violación de confidencialidad. 
7. Tener acceso y recopilar la huella digital como dato sensible para efectos de verificación de autenticidad de acuerdo con la política de datos personales de FORUS (en caso de ser necesario). 
8. Desarrollar e implementar estrategias de seguridad y controles de acceso o de desarrollo de eventos, que puede incluir la toma de datos Biométricos, previa solicitud de Autorización.
9. Implementar mecanismos robustos de control de acceso físico mediante el uso de tecnologías de Biometría, tales como lectores de huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de iris.

 

 

FORUS desarrolla su actividad comercial también a través de medios virtuales. Quienes adquieran o pretendan adquirir productos comercializados por Nosotros a través de nuestras plataformas virtuales serán denominados clientes y usuarios de nuestras plataformas. Quien opte por registrar sus datos en nuestro sistema acepta que conoce y se sujeta a la presente Política de Privacidad autorizando expresamente el uso de su Información Personal para los fines aquí indicados y de la manera aquí indicada. Por lo tanto, reconoce expresamente que, si no está de acuerdo con la presente Política de Privacidad y quiere reservar o limitar alguno de los usos de la información, no podrá registrarse en nuestras Bases de Datos ni suministrarnos información a través de nuestros formatos, sistemas y/o páginas web. 

 

A continuación, se determinan aquellos usos que Nosotros le daremos a su Información Personal, los cuales se entienden expresamente autorizados al inscribirse en nuestras Bases de Datos y suministrarnos su Información Personal.

 

1. Ponernos en contacto con Usted en el evento de que se genere algún tipo de problema o inconveniente con su registro.  
2. Mantener controles estadísticos y administrativos. 
3. Ponernos en contacto con Usted para ofrecerle nuevos productos y/o servicios, mostrar publicidad o promociones de interés ofrecidos por Nosotros, y en general para desarrollar nuestro objeto social.
4. Enviarle correos electrónicos confirmando su solicitud, requiriendo información o documentos adicionales o como parte de una noticia o Newsletter. En cada e-mail enviado existe la posibilidad de solicitar no estar inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos. Para esto deberá responder el mail solicitando que no se le vuelva a enviar información por dicho medio. 
5. Enviarle información sobre productos y/o servicios ofrecidos. 
6. Hacer comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo por cualquier medio bien sea virtual o físico. Si Usted lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria.
7. Estudios internos para entender perfiles, intereses, comportamiento, demografía, segmentaciones con el fin de comprender sus necesidades, intereses y presentarle mejores ofertas de bienes y/o servicios con base en la información otorgada. 
8. Utilización de la Información Personal por parte de Nosotros y/o terceros subcontratados para tales efectos, con ocasión y para el desarrollo de nuestro objeto social.
9. Desarrollar las diferentes actividades logísticas y administrativas que permitan su participación en las diferentes actividades o concursos creados por FORUS.
10. Adelantar actividades de comunicación y fidelización de audiencia, así como la atención oportuna de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias - PQRS, que permitan evaluar la calidad de los productos y servicios ofertados por FORUS.
11. Desarrollar actividades de mercadeo y análisis de mercados, procurando el fortalecimiento del objeto comercial de FORUS.

 

Términos generales al Tratamiento de Datos de todas las Personas Naturales:

 

Nosotros estamos comprometidos con la seguridad y el buen uso de su información y, en consecuencia, procuramos darle los usos adecuados y mantener la confidencialidad de ésta de acuerdo con lo establecido en nuestra Política de Privacidad. La Información Personal podrá ser transferida y/o transmitida a terceros, incluyendo sociedades vinculadas, tanto en Colombia como en el extranjero y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la transferencia o transmisión de los datos sea necesaria para llevar a cabo los usos y actividades autorizadas por los Titulares conforme con el objeto social de FORUS o actividades conexas. En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.

 

FORUS podrá transferir los Datos personales de los Titulares como parte de los activos de FORUS a terceros aliados comerciales para efectos de que éstos terceros realicen el Tratamiento de los datos en los términos y condiciones establecidos en su propia Política de Privacidad. En caso de llevar a cabo la transferencia aquí descrita, FORUS verificará que el nuevo Responsable cuente con una Política de Privacidad y Tratamiento de Datos que se adecúe a la normativa vigente en la materia. No obstante, una vez hecha la transferencia o circulación, FORUS no será responsable del posterior tratamiento que realice el destinatario de los datos personales.

 

De manera específica, pero sin limitarse a ello, le comunicamos que Nosotros podremos utilizar proveedores de servicios y procesadores de datos que trabajen en nombre de FORUS para el desarrollo de sus actividades y negocios. Dichos servicios podrán incluir servicios de alojamiento de sistemas y de mantenimiento, análisis, mensajería por email, entrega, gestión de transacciones de pago, y controles de solvencia y de dirección, entre otros.  En consecuencia, la autorización otorgada a FORUS para el tratamiento de sus datos personales comprende la facultad de transmitir sus datos a los terceros necesarios con el fin de que éstos ejecuten los servicios descritos. En este caso, FORUS, en su calidad de Responsable del Tratamiento, incluirá en los contratos que celebre, las obligaciones propias de un tercero Encargado del Tratamiento. 

 

Es importante aclarar que FORUS ha emprendido y emprenderá todas las acciones necesarias para garantizar que tanto los proveedores de servicios como los procesadores que trabajan en nuestro nombre, así como los demás terceros autorizados conforme a la presente Política de Privacidad, protejan, en todos los eventos, la confidencialidad de la Información Personal a su cargo.

 

El Titular responderá, en cualquier caso, de la veracidad de los datos facilitados, reservándose FORUS el derecho a excluir de los servicios registrados a todo Titular que haya facilitado datos falsos. FORUS podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las bases de datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política de Privacidad. 

 

La vigencia del Tratamiento de la Información Personal dependerá del cumplimiento de la finalidad para la que fue recolectada, por lo tanto, la Información Personal suministrada por los Titulares permanecerá en la Base de Datos correspondiente y se le dará Tratamiento hasta tanto se cumpla la finalidad y, en todo caso, por un término máximo de veinte (20) años, contados a partir de la fecha del último Tratamiento. Lo anterior para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales, especialmente en materia contable, laboral, fiscal y tributaria; o, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información o, en todo evento previsto en la ley y la prestación del servicio.

 

Finalidades generales de la recolección y almacenamiento de datos:

 

FORUS, Vinculadas y/o Relacionadas, en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, clientes, stakeholders entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes, sin perjuicio de los demás descritos en otras secciones de la presente Política de Privacidad, y que al aceptar la misma Usted expresamente autoriza: 

 

1. Mantener contacto para informarle acerca de eventos, servicios, promociones, programas, campañas, logística con el fin de mantener un vínculo con Usted.
2. Fines administrativos, laborales, contractuales, civiles, comerciales e informativos.
3. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad y/o concursos.
4. Información de eventos, servicios y logística de envíos de premios.
5. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus colaboradores, clientes, usuarios, proveedores, empleados y Terceros Vinculados.
6. Actividades de georreferenciación y estudios estadísticos. 
7. Enviar información sobre actividades desarrolladas por Nosotros o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
8. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran. 
9. Compartir con terceros que colaboran con Nosotros y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, analistas de datos, entre otros. 
10. Emisión de certificaciones relativas a la relación entre el Titular del dato y FORUS.
11. Ejecutar y dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de los contratos que el Titular tiene suscritos con FORUS, como relaciones soportadas en cualquier otro tipo legal que tenga FORUS con los Titulares. 
12. Almacenar datos biométricos en aras de dar accesos de entrada, identificaciones, cumplimiento para participación en eventos, entre otras. 
13. Soportar los procesos de auditoría de la empresa. 
14. Desarrollar procesos de selección y contratación de la empresa. 
15. Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la República de Colombia y/o leyes internacionales.
16. Recuperación de cartera en cualquiera de sus etapas.
17. Pagos de créditos, salarios, honorarios y control de los impuestos relacionados con el vínculo contractual existente.
18. Analizar el comportamiento y preferencias de los Titulares al interior de la página web y demás plataformas virtuales de FORUS y mejorar la experiencia de navegación del Titular. 
19. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre FORUS y el Titular. 

 

En relación con lo anterior, FORUS, sus Vinculadas y/o Relacionadas, podrán ejecutar las siguientes acciones:  

 

1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos Titulares que le otorguen la debida Autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.  
2. Clasificar, ordenar, separar y/o analizar la información suministrada por el Titular de los datos para su fácil identificación, como para otros fines. 
3. Analizar, procesar, evaluar la información suministrada por los Titulares. 
4. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales, como con las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier Base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral su comportamiento comercial, incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo. 
5. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus Bases de Datos previas las debidas Autorizaciones que en ese sentido obtenga. 
6. Transferir los datos o información parcial o total a sus establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas.

 

En algunas ocasiones podremos compartir su Información Personal con sociedades Vinculadas y/o con terceras empresas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de FORUS, para el desarrollo de eventos promocionales o de divulgación de las actividades realizadas por la compañía, también podemos compartir su información si FORUS cree que es razonablemente necesario para protegerse, proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general. 

 

 Información Recolectada:

 

La información que podremos recolectar al efectuar el proceso de incorporación en Nuestras bases de datos (en adelante la Información Personal) dependerá de la calidad que ostenta el Titular e incluye, pero no está limitada a la siguiente:

 

• Nombre completo
• Identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, número de pasaporte, etc.)
• Fecha de nacimiento
• Nacionalidad
• Genero
• Estado Civil
• Información Familiar
• Datos personales de su cónyuge, compañero y/o hijos 
• Dirección de contacto
• Barrio
• Fecha de nacimiento
• Teléfono de contacto 
• Correo electrónico
• Domicilio
• Información socioeconómica
• Información Profesional
• Información Financiera 
• Historial crediticio
• Actividades que el Titular realice dentro de nuestra página web a través del uso de Cookies, tales como información de la URL del usuario, a qué URL accede seguidamente, qué navegador está usando, que tiendas o productos visita y le interesan, con el fin de conocer los intereses de comportamiento y la demografía del Titular. 
• Información de identificación tributaria y fiscal.
• Información bancaria.
• Trayectoria laboral
• Historial académico.
• Entidades de Seguridad Social a las que está afiliado.
• Fondo de cesantías.
• Grupo sanguíneo.
• Informes de medicina ocupacional.

 

Derechos de los titulares de Información Personal:

 

Usted, como titular de la Información Personal que nos suministra, tendrá los siguientes derechos: 

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FORUS o las personas naturales o jurídicas que FORUS designe como Encargadas del Tratamiento de sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FORUS, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento;
3. Solicitar información sobre el uso que se le ha dado a su Información Personal;
4. Ser informado por FORUS o alguna de las compañías Encargadas del Tratamiento de los Datos personales, previa solicitud, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se le ha dado a sus datos personales;
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los autorizados; 
6. Presentar consultas y reclamos sobre la Información Personal. Sus consultas o reclamos serán atendidos en un término máximo de diez (10) días hábiles.  En caso de no ser posible resolver su consulta o reclamo dentro de este término, Usted será informado de dicha situación y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales.  La respuesta a las consultas o reclamos que Usted presente podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico;
7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; y
8. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Confidencialidad de la Información Personal:

 

La Información Personal suministrada por Usted será utilizada por Nosotros, nuestras vinculadas y los terceros autorizados para tales fines en las formas establecidas tanto en la autorización como en esta Política de Privacidad y no será destinada a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada y así procuraremos proteger la privacidad de la Información Personal. Conservaremos su información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de esta. 

 

Si por cualquier circunstancia, una autoridad competente solicita sea revelada la Información Personal, Nosotros le daremos aviso de dicha orden previamente, a menos que dicha autoridad nos lo impida. 

 

La confidencialidad sobre la Información Confidencial y Privilegiada tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo. 

 

Casos en los que FORUS no requiere Autorización para el Tratamiento de los Datos que tenga en su poder:

 

1. Cuando la información sea solicitada a FORUS por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma. 
3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas. 
4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos. 
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada. 
6. Las demás descritas en las leyes aplicables. 

 

A quiénes se les puede entregar información por parte de FORUS sin necesidad de contar con Autorización de los Titulares de los datos:

 

1. A los Titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a FORUS. Tratándose del ejercicio de derechos por parte de los causahabientes del Titular, y también para evitar acceso a la información por personas no autorizadas legalmente, se deberá verificar previamente y de acuerdo con la ley, la documentación que permita concluir que la persona que solicita la información sí es un causahabiente del Titular. 
2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información. 
3. A los terceros que sean autorizados por alguna Ley de la República de Colombia. 
4. A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya Autorización sea entregada a FORUS, conforme la presente Política de Privacidad.

 

Si, en definitiva, FORUS no cuenta con la autorización del Titular de los Datos personales para darle Tratamiento de conformidad con los términos y condiciones expuestos en esta Política de Privacidad y la requiere, según lo establecido en la normativa colombiana de hábeas data, FORUS procederá a suprimir de manera definitiva todos los Datos sobre los cuales no tenga autorización.

 

De la misma manera, si FORUS no requiere seguir utilizando sus Datos personales, los mismos serán suprimidos de manera total. 

 

Igualmente, si el Titular de los Datos personales no quiere que FORUS continúe dándole Tratamiento a los mismos, deberá informárselo a FORUS, a través de los procedimientos determinados en la normativa sobre Protección de datos personales, los cuales, además, se especifican en la presente Política de Privacidad.

 

En todo caso, cuando un Titular solicite la supresión de sus datos personales, o manifieste su voluntad de revocar la autorización del Tratamiento de sus datos personales, FORUS dará trámite a su solicitud según el procedimiento determinado en la presente Política y, al cabo de dicho procedimiento, determinará si, con base en el tipo de relación sostenida con FORUS y la continuidad de esta, la supresión de los datos es procedente o no. Esta decisión deberá estar plenamente motivada y se hará entrega de esta al Titular dentro del término legal establecido.

 

Menores de Edad:

 

Por la naturaleza de las actividades que se ejecutan, FORUS hace Tratamiento de Información Personal de niños, niñas y adolescentes. En este sentido y, en aplicación de lo establecido por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, dicho Tratamiento será hecho respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y, asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas, entendiendo que se trata de información de naturaleza sensible y que, por tanto, se debe tener un especial cuidado en cuanto a su confidencialidad, protección y uso. 

 

Dicho tratamiento únicamente tendrá lugar en la medida en que FORUS así lo requiera.  En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, FORUS obtendrá la autorización correspondiente por parte del representante legal del niño, niña o adolescente; previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la autorización y del Tratamiento de sus Datos personales.

 

La Información Personal de menores recolectada como fruto del Tratamiento de Datos de sus padres en calidad de Trabajadores, Trabajadores Retirados o Terceros Vinculados, será tratada conforme a los usos y fines descritos en la presente Política de Privacidad y, únicamente con el fin de hacer los correspondientes registros ante las entidades del Sistema General de Seguridad Social.

 

Es también deber de FORUS informarle acerca del uso y Tratamiento responsable y la protección de los datos de los menores, niños, niñas y adolescentes, para lo cual se dará aplicación a la siguiente normatividad:

 

“Artículo 7°. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

 

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.

 

Artículo 12. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

 

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 

 

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto”.

 

De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los Datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las Bases de Datos de FORUS o que se soliciten requieren la Autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes FORUS facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

 

Si tiene menos de dieciocho (18) años de edad, por favor no ingrese ningún tipo de Información Personal a través de nuestra web sin el consentimiento expreso y la participación de ambos padres o guarda.

 

Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los Datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012.

 

La familia y la sociedad deben velar porque los Responsables y Encargados del Tratamiento de los Datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012. 

 

En todo caso, cuando se requiera el tratamiento de datos de menores, la solicitud de consulta o solicitud de copia de los datos captados requerirá que el menor en la medida de sus capacidades cognitivas sea informado y brinde su autorización por escrito, junto con la de sus padres o representantes legales.

 

Datos sensibles:

 

FORUS recopila, analiza y almacena datos sensibles tales como la información de salud de sus trabajadores y los datos personales de sus familias con el fin de cumplir con las obligaciones que como empleador le asisten a FORUS. 

 

Para el control de acceso a instalaciones (incluyendo edificios o sedes), FORUS podrá tratar datos biométricos tales como la imagen facial y, cuando aplique, la plantilla biométrica derivada de dicha imagen, así como registros de acceso (por ejemplo, fecha, hora y punto de ingreso y egreso), con las siguientes finalidades: (i) validar identidad y permitir el ingreso y egreso; (ii) operar y administrar el sistema de control de acceso; (iii) registrar y auditar accesos y salidas para fines de seguridad; y (iv) prevenir suplantaciones y accesos no autorizados.

 

Estas finalidades pueden ser desarrolladas por FORUS y/o por cualquier tercero que ésta designe, caso en el cual, dicho tercero fungirá en calidad de encargado de FORUS y, únicamente podrá dar tratamiento a los datos para las finalidades aquí descritas y según las instrucciones dadas por FORUS.

 

Para el tratamiento de los datos sensibles y en especial para su almacenamiento, FORUS usará las mejores técnicas conocidas de protección y encriptación de la información para prevenir, en la mayor medida posible, cualquier pérdida, daño o consulta no autorizada de dicha información. Asimismo, se garantiza que la información se usará para las finalidades descritas en la presente Política y que la información sensible, aunque podrá ser transmitida para dar cumplimiento a las finalidades, no será transferida a terceros.

 

Finalmente, respecto al sistema de videovigilancia adoptado en las instalaciones, FORUS dará aplicación a la normativa vigente respecto a datos sensibles, entendiendo que se realiza un proceso de reconocimiento Biométrico respecto de las imágenes capturadas mediante el SV. 

 

Política de tratamiento de cookies:

 

Hay diferentes tipos de cookies implementadas por FORUS, éstas pueden clasificarse en las siguientes categorías:

 

• Propias: aquellas implementadas directamente por FORUS en su página web y demás plataformas virtuales.
• De terceros: aquellas recaudadas por terceros Responsables que han recibido autorización de FORUS para implementarlas en su página web y demás plataformas virtuales.
• De sesión: almacenan información dentro de la sesión iniciada por el Titular y se eliminan cuando se cierra la sesión.
• Persistentes: son almacenadas por el navegador del Titular y se activan cada vez que el Titular ingresa a la página web u otras plataformas virtuales de FORUS.
• Técnicas: permiten la adecuada navegación del Titular por la página web y demás plataformas virtuales de FORUS.
• De personalización: pueden ser modificadas según las preferencias del Titular para mejorar la experiencia de navegación en la página web y demás plataformas virtuales de FORUS.
• De análisis: almacenan el comportamiento del Titular al interior de la página web y demás plataformas virtuales de FORUS.
• Publicitarias: gestionan el contenido publicitario que recibe el Titular al navegar en la página web y demás plataformas virtuales de FORUS.

 

La autorización manifestada por el Titular para el uso de cookies y el tratamiento de estos datos por parte de FORUS se presenta de las siguientes formas:

 

1. Aceptación expresa del aviso de cookies que aparece en la página web y demás plataformas virtuales de FORUS.
2. El hecho de continuar navegando en la página web y/o demás plataformas virtuales de FORUS sin deshabilitar el uso de cookies en el navegador que usa el Titular, esta conducta será tomada como una manifestación inequívoca de aceptación.

 

Sin perjuicio de lo anterior, el Titular puede, en todo momento, deshabilitar el uso de cookies por parte del navegador que utiliza para evitar que FORUS siga recaudando estos datos cuando se ingrese a la página web y demás plataformas virtuales de FORUS. No obstante, esto puede desmejorar o incluso impedir ciertas funcionalidades de la experiencia de navegación para el Titular. 

 

Procedimiento de Consulta, Rectificación y Reclamos:

 

Los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, o solicitar prueba de esta, podrán ser ejercidos mediante petición escrita dirigida a la dirección Av. Carrera 45 # 108 – 27 Torre 3 Oficina 701 o enviando un correo electrónico al correo (contacto.sac@forus.com.co), en el caso de clientes, o para empleados, exempleados u otros terceros, al correo habeasdata@forus.com.co 

 

Como requisito previo para darle trámite a cualquier consulta o reclamo, se verificará la identidad del reclamante, quien deberá ser el Titular de la información, su representante o uno de sus causahabientes.

Toda consulta o un reclamo deberá contener, por lo menos: 

1. Identificación del Titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo Titular). 
2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o Consulta. 
3. Dirección física o electrónica de notificación; y 
4. Petición u objeto del reclamo.

 

Consulta: 

 

Las consultas y solicitudes de los Titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas siempre y cuando cumplan los requisitos mínimos mencionados anteriormente. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que los Titulares presenten podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.

 

Rectificaciones y Reclamos: 

 

Cuando el Titular de la Información su representante o sus causahabientes consideren que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento por parte de FORUS de sus deberes en materia de Protección de Datos personales contenidos en la legislación aplicable y en la presente Política de Privacidad, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:

 

 

 

 

 

 

Solicitud de Supresión de Datos

 

Cuando se solicite la supresión de datos, esta no podrá realizarse en los siguientes casos: (i) cuando sea una obligación legal conservarlos; (ii) cuando el Titular se haya obligado contractualmente a permitir su uso; (iii) cuando conservar los datos sea necesario para salvaguardar los intereses del Titular o el Interés Público; o, (iv) cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

 

Revocatoria de Autorización

 

Cuando un Titular quiera revocar la autorización que haya dado para la utilización de sus datos personales, deberá informar al Responsable del Tratamiento de manera clara, si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el titular de la información manifiesta que desea revocar su autorización para el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas, tales como las de envío de información publicitaria, de comunicaciones, novedades, entre otros. La revocatoria de la autorización será total cuando el Titular de la información solicite que cese completamente el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas. 

 

Transmisión y Transferencia de Datos personales: 

 

Con el fin de dar cumplimiento a su objeto social, FORUS, podrá transmitir y/o transferir datos personales dentro o fuera del territorio colombiano, así las cosas, se señalan todas las medidas de seguridad adecuadas para celebrar contratos de transmisión y/o transferencia si así lo requiere, garantizando en todo momento las medidas de seguridad adecuadas al momento de la transmisión y/o transferencia de los datos personales. Por lo anterior, se realizan entre otras las siguientes acciones: (i) transmitir datos personales a encargados ubicados en el territorio nacional o fuera de este, para realizar el tratamiento de la información personal, conforme a las finalidades establecidas en la política; y, (ii) transferir datos personales a responsables que ejercerán sus roles de acuerdo con las finalidades establecidas en la presente política. Cuando se trate de transmisión y transferencia nacional o internacional de Datos personales, el Responsable tiene contratos preestablecidos de transmisión o de transferencia y acuerdos de confidencialidad con dichos terceros, según corresponda, así como en algunos casos, la autorización de dicha transmisión o transferencia, por parte de los titulares de la información. 

 

El Responsable realizará transmisiones y transferencias internacionales de Datos personales exclusivamente a los países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, según la lista definida por la Superintendencia de Industria y Comercio en el numeral 3.2 del Capítulo 3 del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, así mismo, tendrá en cuenta el procedimiento establecido en dicha circular en los casos en que se deba realizar solicitud de declaraciones de conformidad, para transferencias internacionales a países que no se encuentran en la lista. Lo anterior no será aplicable cuando los Titulares acepten de manera expresa la transferencia y/o transmisión de sus Datos personales a países que no se encuentren en la lista.

 

En el caso de transferencia y/o transmisión internacional de datos personales por parte del Responsable a un tercero en virtud de una relación contractual, este último garantizará que su tratamiento se ceñirá exclusivamente (i) a las finalidades autorizadas por los titulares; (ii) a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012; (iii) a la política de tratamiento de información del Responsable, (iv) en general a las obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, complementen o sustituyan.

 

Sistema de Videovigilancia: 

 

FORUS tiene implementado dentro de sus instalaciones un sistema de videovigilancia, como herramienta de seguridad para proteger a las personas que componen la comunidad de FORUS, sus instalaciones y sus bienes. A través del SV se realiza la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior de datos personales que logran identificar al Titular, por lo anterior, se dará un Tratamiento de Datos personales, en consecuencia, este Tratamiento estará sujeto al Régimen General de Protección de Datos personales. 

 

Contacto: 

 

En el evento de alguna duda o inquietud sobre la presente Política de Privacidad o el Tratamiento y uso de su Información Personal favor dirigir sus consultas al mail (contacto.sac@forus.com.co) y/o 018000423625 , o por escrito a la dirección Av. Carrera 45 # 108 – 27 Torre 3 Oficina 701.

 

 

 

 

Modificaciones de la Política de Privacidad

 

Nosotros estamos plenamente facultados de modificar esta Política de Privacidad. Cualquier cambio será debidamente publicado en página web de cada marca y adicionalmente le será notificado ya sea por medios electrónicos o físicos.  El otorgamiento de la autorización, así como el registro en la Página Web y su continuidad en el uso de la misma, será entendido como manifestación expresa e inequívoca de la aceptación a esta Política de Privacidad. 

 

Vigencia:

 

La presente Política de Privacidad se encuentra vigente a partir del día 26 de enero de 2026.